SISTEM INFORMASI DALAM MANAJEMEN

DEFINISI SISTEM INFORMASI

Sistem Informasi adalah suatu sistem yang ada didalam suatu organisasiyang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi yangberesifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dari pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan.

Dalam suatu sistem informasi, terdapat komponen-komponen seperti:

1. Perangkat Keras (Hardware), mencangkup peranti-peranti fisik komputer dan printer.
2. Perangkat Lunak (Software), yakni sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk memproses data.
3. Basis Data (Database), adalah sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
4. Prosedur, adalah sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data atau pembangkitan output yang dikehendaki.
5. Personil, yakni semua pihak yangbertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, proses, dan penggunaan output sistem informasi.
6. Jaringan komputer dan komunikasi data, yakni sistem penghubung yangmemeungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

Tidak semua sistem informasi mencangkup keseluruhan komponen-komponen tersebut. sebagai contoh adalah sistem informasi pribadi yang hanya melibatkan seorang pemakai da sebuah komputer saja, tidak melibatkan fasilitas jaringan dan komunikasi.Akan tetapi sistem informasi kelompok kerja (workgroup information system) yang melibatkan sejumlah orang dan sejumlah komputer memerlukan sara jaringan dan komunikasi.

Sistem Informasi Strategis dan Arsitektur Informasi

 Martin mendefinisikan Sistem Informasi Startegis sebagai alat untuk mengimplementasikan strategi denga menggunakan informasi, pengolahan informasi dan komunikasi informasi. Pengaruh penerapan Sistem Informasi startegis ialah pengaruh bersaing yang secara langsung berdampak pada kemampuan bersaing. Dan pengaruh industri yang berpengaruh terhadap penciptaan aliansi pelanggan.

Menurut Laudon & Laudon dalam Zakyudin, Arsitektur Informasi ialah bentuk khusus yang menggunakan teknologi informasi dalam organisasi untuk mencapai tujuan atau fungsi-fungsi yang dipilih. Arsitektur ini berguna sebagai penuntun bagi operasi sekarang atau menjadi ctak biru (blueprint) untuk arahan dimasa mendatang. oleh karena itu arsitektur informasi memadukan kebutuhan informasi, komponen sistem informasi dan teknologi pendukungnya.

Berdasarkan arsitektur informasi yang digunakan, maka arsitektur informasi dibedakan menjadi 3 macam, yakni:

1. Arsitekrur Tersentralisasi (Centralized), ialah suatu proses pelayanan informasi yang dikelola secara terpusat. Arsitektur informasi ini menggunakan sebuah komputer yang menangani data yang berukuran besar dengan ribuan terminal untuk mengakses data dengan kecepatan yang sangat baik dan melibatkan jutaan transaksi.
2. Arsitektur Desentralisasi (Decentralized), adalah suatu proses pelayanan informasi yang dikelola secara tersebar danterdistribusi. Sistem pemrosesan data terdistribusi sebagai sistem yang terdiri atas sejumlah komputer yang tersebar pada berbagai lokasi yang dihubungkan dengan sarana telekomunikasi dengan masing-masing komputer yang mampu melakukan pemrosesan serupa secara mandiri dan saling berinteraksi dalam pertukaran data.
3. Arsitektur Client-Server, adalah suatu porses pelayanan informasi yang  database utamanya dikelola server, sedangkan proses analisis lebih lanjut dilakukan oleh client. Model komputasi yang berbasis client/server mulai banyak digunakan pada sistem informasi. Dengan menggunakan arsitektur ini, sistem informasi dapat dibagun dengan menggunakan perangkat lunak dari bermacam vender. 

DEFINSI MANAJEMEN

Manajemen secara etimologis berasal dari kata “manage” yang berarti “mengatur”. Dalam hal ini, pengertian manajemen belum memiliki definisi yang lebih mapan dan bersifat universal. Berikut merupakan pengertian manajemen menurut para ahli:

• George R. Terry dalam “Principles of Management”

Manajemen adalah suatu proses yang membedakan antara Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizating), Pelaksanaan (Actuating), dan Pengawasan (Controlling) dengan menggunakan Seni dan Ilmu melalui kegiatan orang lain.

• Mary Parker Follet

Manajemen adalah suatu seni dalam menyelesaikan suatu pekerjaan dengan menggunakan kegiatan orang lain.

Secara umum, manajemen memiliki dasar definisi:

1. Adanya tujuan yang ingin dicapai
2. Dalam mencapai suatu tujuan mempergunakan kegiatan orang lain
3. Dalam kegiatan tersebut harus dibimbing dan diawasi
4. Manajemen dapat diartikan pula sebagai suatu proses, seni, ilmu, dan sebagai kolektifitas manusia.
5. Manajemen sebagai Suatu Proses

Menurut Ricky W. Griffin, Manajemen sebagai proses Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizating), Pelaksanaan (Actuating), dan Pengawasan (Controlling) dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan dengan se-efisien dan se-efektif mungkin.

• Manajemen sebagai Suatu Seni

Suatu fungsi manajemen dimana dapat mengatur berbagai macam manusia dari latar belakang yang berbeda untuk dapat mencapai sasaran yang dituju sebelumnya.

• Manajemen sebagai Suatu Bidang Ilmu

Menurut Luther Gullick, manajemen ialah suatu bidang Ilmu yang berusaha sistematis untuk memahami mengapa (Why?) dan Bagaimana (How?) manusia bekerjasama dalam mencapai tujuan.

• Manajemen sebagai Kolektifitas Manusia

Suatu kumpulan manusia yang bekerjasama melakukan aktifitas manajemen (Planning, Organizating, Actuating, Controlling) untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Tingkatan Manajemen

Tingkatan manajemen dapat dikelompokan menjadi 3 kelompok, yakni:

• Manajemen Puncak (Top Management)

Adalah tingkat manajemen tertinggi yang bertugas merencanakan kegiatan dan startegi perusahaan atau organisasi secara umum, serta mengarahkan jalannya perusahaan atau organisasi.
Contoh : CEO (Chief Excecutive Office) dan Direktur

• Manajemen Tingkat Menengah (Middle Management)

Adalah tingkat manajemen diantara manajemen puncak dan manajemen lini pertama yang bertugas mengatur hubungan diantara keduannya dan mengatur operasional perusahaan atau organisasi sesuai dengan bidangnya.
Contoh : Manajer Keuangan, Manajer Pemasaran, Manajer Personalia, dan Manajer Produksi

• Manajemen Lini Pertama (Low Management)

Adalah tingkat manajemen yang paling bawah yang bertugas mengoperasionalkan dan memimpin karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi.
Contoh : Kepala Bagian, Kepala Seksi, Kepala bidang, dan Kepala Divisi

Sarana Manajemen
Untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai diperlukan sebuah sarana, yakni sebuah sarana manajemen yang terdiri dari men, money, material, machine, method, dan market atau yang lebih dikenal dengan 6M.

Men
Yakni Sumber daya manusia yang melakukan kegiatan manajemen dan produksi. Dengan adanya faKtor SDM, kegiatan manajemen dan produksi dapat berjalan, karena pada dasarnya faktor SDM sangat berperan penting dalam kegiatan manajemen dan produksi.

Money
Yakni factor pendanaan atau keuangan. Tanpa ada keuangan yang memadai kegiatan perusahaan atau organisasi takkan berjalan sebagaimana mestinya, karena pada dasarnya keuangan ialah darah dari perushaan atau organisasi. Hal keuangan ini berhubungan dengan masalah anggaran (Budget), upah karyawan (Gaji), dan pendapatan perusahaan atau organisasi.

Materials
Yakni berhubungan dengan barang mentah yang akan diolah menjadi barang jadi. Dengan adanya barang mentah maka dapat dijadikan suatu barang yang bernilai sehingga dapat mendatangkan keuntungan.

Machine
Yakni mesin pengolah atau teknologi yang dipakai dalam mengolah barang mentah menjadi barang jadi. Dengan adanya mesin pengolah, maka kegiatan produksi akan lebih efisien dan menguntungkan.

Method
Yakni tata cara melakukan kegiatan manajemen secara efektif dengan menggunakan pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran agar tercapai suatu tujuan akan dituju.

Market
Yakni tempat untuk memasarkan produk yang telah dihasilkan. Seorang manajer pemasaran dituntut untuk dapat menguasai pasar, sehingga kegiatan pemasaran hasil produksi dapat berlangsung. Agar pasar dapat dikuasai, maka kualitas dan harga barang haruslah sesuai dengan selera konsumen dan daya beli masyarakat.

Proses Manajemen
Input dalam hal ini berhubungan dengan faktor SDM yang mengelola (man), barang mentah yang akan diolah (material), pendanaan modal dan pendapatan (money), cara pengelolaan yang baik (method), dan informasi mengenai barang, informasi pemasaran barang, dan informasi lain yang berhubungan dengan produksi (Information).

Process berhubungan dengan proses perencanaan dalam mencapai tujuan dan strategi apa yang akan diterapkan (Planning), Pemenuhan tanggung jawab dalam mencapai tujuan (Organizating), Pengaruh seorang pemimpin dalam memotivasi bawahannya (Leadership), serta Pengawasan kegiatan dan koreksi selama proses manajemen (Controlling).

Ouput, yakni pencapaian target yang akan ditentukan selama proses manajemen, serta pemasaran produk yang telah diproduksi sebelumnya. 

DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Menurut George M. Scott, Sistem Informasi Manajemen ialah sekumpulan sistem informasi yang saling berinteraksi yang memberikan informasi baik untuk kepentingan operasi atau kegiatan manajerial. Secara ringkas dapat didefinisikan sebagai penggunaan sumber daya informasi secara efektif dan efisien untuk meningkatkan kinerja organisasi. 

Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data ke dalam informasi dengan berbagai cara. Sebagai contoh, data biaya untuk organisasi tertentu mungkin dapat diringkaskan dalam biaya keseluruhan, biaya variabel, dan biaya standar untuk masing-masing unit dalam organisasi.

Karakteristik Sistem Informasi Manajemen (Turban, 1995) ialah:

1. Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yaknipada lingkungan yang telah mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas, seperti prosedur, aturan, pengambilan keputusan, dan arus informasi.
2. Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya
3. Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi secara tidak langsung.

Sistem Informasi Manajemen akan menghasilkan informasi melalui penggunaan dua jenis peranti lunak, yakni:

1. Peranti lunak pembuat laopran (Report Writing Software) yang menghasilkan laporan berkala maupun laporan khusus. Sistem manajemen berbasis data pada saat ini memiliki fitur-fitur yang dapat dengan cepat membuat laporan sebagai respon atas permintaan akan data atau informasi tersebut.
2. Model matematis menghasilkan informsi sebagai hasil dari simulasi atas operasi perusahaan. Model ini menggabarkan operasi perusahaan dapat ditulis menggunakan semua jenis bahan pemrograman..

Beragam jenis laporan yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Manajemen, ialah:

1. Laporan  Periodis, ialah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, dan selang waktu lainnya.
2. Laporan Ikhtisar, ialah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah data atau informasi.
3. Laporan Perkecualian, ialah laporan yang hanya muncul apabila terjadi keadaan yang tidak normal.
4. Laporan Perbandingan, ialah laporan yang menunjukkan dua atau lebih informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan.
5. Laporan demand report (ad hoc), ialah laporan yang sewaktu-waktu diminta oleh pengguna.

PERANAN INFORMASI DALAM PEMECAHAN MASALAH MANAJEMEN

Hasil dari pemecahan masalah ialah solusi. Selama proses pemecahan masalah, seorang pimpinan akan terlibat dalam pengambilan keputusan sebagai tindakan memilih alternatif tindakan.

Tahapan Pemecahan Masalah

Herbert A. Simon mendefinisikan empat dasar pemecahan masalah yang telah diakui secara universal, yaitu 

1. Aktivitas intelejen yaitu menbcari kondisi yang membutuhkan solusi di lingkungan
2. Aktivitas perancangan yaitu menemukan, mengembangkan, dan menganalisis kemungkinan tindakan.
3. Aktivitas pemilihan yaitu memilih salah satu tindakan tertentu dari berbagai tindakan.
4. Aktivitas peninjauan yaitu menilai pilihan-pilihan tertentu di masa lalu.

Untuk melakukan masing-masing aktivitas, pemcah masalah harus memiliki informasi yang akurat, relevan, tepat waktu dan lengkap, sehingga keputusan tersebut mencerminkan berbagai kondisi yang ada.

Referensi:
Zakiyudin, Ais. 2012. Sistem Informasi Manajemen.

Share this: